Kontakto 2011-2019
- Verkis: Diversaj aŭtoroj
- Eldonado: Universala Esperanto-Asocio Rotterdam 2011-2019
La bazan tekston origine enkomputiligis Rogener Pavinski
Proksimuma verkojaro: 2011-2019
Kreis la Esperantan tekston: diversaj personoj
La artikoloj origine aperis en Kontakto: http://kontakto.tejo.org.
Facilaj trukoj por organizi vian laborspacon*
* Ĉefa fonto: http://www.cio.com/article/2380631/it-strategy/8-tips-to-organize-your-office--and-yourself--for-better-productivity.html
(Manuela Ronco)
Karaj junaj aktivuloj, hodiaŭ mi petas ke vi rigardu la lokon, de kie vi kutime laboras al viaj organizaj taskoj. Ĉu ĝi estu vera oficejo, ĉu simple skribotablo en via ĉambro, pripensu kun mi ĉu ĝiaj kondiĉoj helpas aŭ malhelpas al via laboro. Ĉu vi elspezas pli da tempo serĉante viajn dokumentojn, oficejaĵojn, retmesaĝojn, telefonŝargilon, ol laborante? Se jes, vi perdas valoran efikecon. La bona novaĵo estas, ke sufiĉas nur iom da planado kaj devontiĝo por multe pliboniĝi. Ĉi tiuj “oficejaj trukoj” povas helpi vin igi vian laborspacon malpli streĉa.
- Purigu vian labortablon: kiom kaosa estas la loko kie vi laboras? Unua paŝo estas forigi ĉion, kio ne necesas, kaj repreni vian spacon. Trarigardu tiujn stokojn de paperoj, kaj ĵetu la duoblaĵojn. Purigu la tirkestojn kaj dosierujojn, kaj ĵetu (aŭ recikligu) ĉion, kion vi ne uzis dum la antaŭaj ses monatoj.
- Reorganizu la ĉambron: prikonsideru la pozicion de la aferoj, laŭ via labormaniero. Se ĉiufoje kiam vi bezonas ĵeti ion, aŭ movi dokumenton, vi devas stariĝi, via tablo kaj planko facile iĝos rubujo aŭ dosierujo. Ordigu meblojn, dosierujojn, rubujon, ktp, tiel ke ili estu facile atingeblaj.
- Organizu vian tablon. Tenu sur ĝi nur skribvarojn kaj aliajn ilojn, kiujn vi bezonas ĉiutage. En la nuna tempo, verŝajne vi ne bezonas tason plenplenan de skribiloj aŭ botelojn da blankigilo. La plej uzataj aferoj estu ĉemane. Tiuj uzataj fojfoje estu proksime, kvankam vi devos stariĝi por atingi ilin. Tiuj preskaŭ neniam uzataj, sed kiujn vi bezonas konservi, estu ekster la oficejo aŭ en aparta ŝranko. Kreŭ sistemon por ordigi la dokumentojn. Unu skatolo estas por tiuj, kiuj ankoraŭ ne estis traktitaj, alia por tiuj traktataj, kaj nur kiam vi fintraktos ilin, vi povos arĥivi ilin.
- Organizu la dokumentojn. Ne estas ĝusta aŭ malĝusta maniero ordigi vian dokumentan arĥivon, sufiĉas ke ĝi taŭgu al via labormaniero kaj ke ĝi estu rapida kaj facile daŭrigebla, alikaze vi baldaŭ tediĝos kaj revenos al via kaoso. Depende de viaj preferoj vi povas ordigi laŭ alfabeto, dato, projekto, temo, aŭ alia metodo kiu bonas por vi. Utilas uzi la saman sistemon por la paperaj kaj por la elektronikaj dokumentoj. Kompili liston de la dokumentoj laŭ nomo povas utili por eviti krei duoblaĵojn, kaj por kiam aliaj uzantoj devos retrovi ion.
- Organizu vian retpoŝton. Esti elektronike organizita estas same grave kiel esti fizike organizita. Kreu dosierujojn kaj subdosierujojn en via retpoŝtkesto, tiel kiam vi ricevas mesaĝon, vi povas rapide agi kaj meti ĝin en taŭgan lokon. Ne lasu ion en la enirkesto, krom se ĝi necesigas iun agon. La enirkesto ne estas arĥivo: alvenintajn mesaĝojn vi pritraktu, plusendu, arĥivu aŭ forigu.
- Malpliigu la distrilojn. Malŝaltu la ĝisdatigojn por novaj retmesaĝoj. Vi ne bezonas ilin, se vi jam planis dediĉi specifajn momentojn de la tago por kontrolado de la poŝto. Vi ne imagas kiom da tempo vi ŝparos tiel!
Bonan, ordigitan laboron al ĉiuj!